• Veranstaltung richtig planen

Wie plane ich eine erfolgreiche Veranstaltung?

Zu den Aufgaben eines Mitarbeiters im Pharma-Außendienst gehört es in vielen Fällen, regionale Veranstaltungen mit Ärzten zu planen und durchzuführen. Dabei gibt es eine Menge im Vorfeld zu beachten und zu organisieren. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung berücksichtigen sollten:

Starten Sie frühzeitig mit Ihrer Planung.

Unterschätzen Sie nicht die Vorbereitungszeit. Das heißt, für eine kleinere Veranstaltung mit Ärzten am Mittwochnachmittag sollten Sie wenigstens drei Monate im Voraus einplanen. Für eine größere Fortbildungsveranstaltung mit mehreren Referenten können es auch sechs bis zwölf Monate sein.

Legen Sie Ziele und Themen fest.

Mit reinen Produktvorstellungen können Sie heute kaum noch jemanden begeistern. Selbst wenn es sich um ein brandneues Medikament handelt, erwarten Ärzte neben Produkt- und Anwendungsinformationen auch indikationsübergreifende Inhalte mit hohem Praxisbezug. Themen die gerade aktuell sind und in der Fachwelt diskutiert werden, können ebenfalls auf der Agenda stehen. In Abstimmung mit Regionalleitung bzw. dem Marketing legen Sie Ziele und Themenschwerpunkte fest.

Bestimmen Sie Veranstaltungsformat und zeitlichen Rahmen.

Neben dem klassischen Frontal-Vortrag mit anschließender Diskussionsrunde sind verschiedene Veranstaltungsformate denkbar. Wie wäre es mit einer Fortbildung mit Workshop-Charakter und „Hands-on“-Aktionen, die den Teilnehmern Inhalte am praktischen Beispiel vermitteln? Für einen direkten Dialog mit den Teilnehmern sorgen auch kleine Abstimmungen (Votings) während oder zwischen den Vorträgen. Für mehr Interaktion und Diskussion können „Round Table“–Gespräche geeignet sein. Dazu werden mind. 3 bis max. 10 Ärzte unterschiedlicher Fachgruppen eingeladen, die ein Thema aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten und diskutieren.

Gewinnen Sie gute Redner als Referenten.

Wenn Sie in Ihrer Region noch keine Referenten kennen, fragen Sie Ihre Ärzte, welcher Experte ein geeigneter Referent für ein bestimmtes Thema sein könnte. Erfahrene Außendienstler können u.a. auf die Teilnehmerbewertungen früherer Veranstaltungen zurückgreifen. Selbstverständlich gehört ein ausführliches Briefing der Referenten zu einer guten Vorbereitung. Der Vortragende sollte die Ziele und gewünschten Inhalte der Veranstaltung kennen und sich damit identifizieren können. Stellen Sie ggf. PPT-Charts zur Verfügung, die sich der Referent individuell zusammenstellen kann. Oder bieten Sie Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen an.

Bieten Sie den Ärzten Möglichkeiten zum Networking – aber keine Unterhaltung.

Versuchen Sie den Veranstaltungsablauf so zu organisieren, dass die Teilnehmer noch Zeit finden, ihr Netzwerk zu pflegen und zu vergrößern. Der Austausch mit Kollegen spielt für die meisten Ärzte eine große Rolle und kann u.a. mit darüber entscheiden, ob sie an der Veranstaltung teilnehmen oder nicht. Auf ein Unterhaltungsprogramm sollten Sie jedoch verzichten, da der FSA-Kodex (Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie) dieses nicht erlaubt.

Für die CME-Akkreditierung brauchen Sie eine Evaluation.

Holen Sie sich ein schriftliches Feedback von den Teilnehmern nach der Veranstaltung. So erfahren Sie, ob der Referent, das Veranstaltungsformat und die Inhalte gut angekommen sind. Die Evaluation einer Veranstaltung ist Pflicht, wenn Sie eine CME-Akkreditierung erhalten wollen. Diese müssen Sie – verbunden mit der offiziellen Anmeldung – vor der Veranstaltung bei der regionalen Ärztekammer beantragen.

Foto: pixabay.de

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